Effectief thuiswerken: De Ultieme Gids

Thuiswerken is de toekomst.
En de toekomst is nu.

Het zijn de bedrijven die die huidige toekomst het snelst kunnen omarmen die zullen floreren.
In dit artikel de twee principes, drie gewoonten en 4 tools om dat voor elkaar te krijgen.

Thuiswerken: Succes in ruil voor je leven

De grenzen tussen werk en privé vervagen.
En als we niet oppassen vervagen we daarmee ook onze gezondheid, gemoedstoestand en relaties.

We werken steeds meer.
We krijgen steeds minder af.

We zitten gevangen in onze inboxen.
Verkleefd achter onze schermen.

Waardoor we niet meer zien waar het werkelijk om gaat: het leven voor ons.

Het doel van het leven is namelijk leven.
Niks zo zuur als zo sterven zonder dat je voluit hebt geleefd.
En toch overkomt dat lot veel mensen.

Te druk geweest met druk zijn.
En daardoor alles gemist.

Leven is het doel.
Ondernemen kan een prachtig middel zijn om dat doel te bereiken.

Er ontstaan dikke problemen zodra je doel en middel met elkaar begint te verwarren.
Als je je leven inlevert, voor je werk.

Geen goede deal.

Want onthou: succes zonder voldoening is geen succes.

Wie mag er door naar de volgende ronde?

‘Survival of the fittest’ wordt vaak dom vertaald als “Recht van de sterksten”.

‘To fit’ = passen.

Oftewel: Diegenen, die zich het beste kunnen aanpassen gaan door naar de volgende ronde.

Het zijn niet de sterksten die doorgaan.
Het zijn de meest wendbare die doorgaan.

Het zijn niet de grootsten die doorgaan.
Het zijn de meest weerbare.

Weerbaar en wendbaar.

In een wereld die inzet op veiligheid en logheid.

De versnelde verschuiving naar digitaal die momenteel plaatsvindt door het Coronavirus is niet tijdelijk.

Vanzelfsprekend zullen we zo massaal de terrasjes opzoeken als we weer naar buiten mogen.
Zullen we (hopelijk) extra bewust genieten van de dingen die we altijd zo vanzelfsprekend vonden en nu opeens kwijt zijn: afspreken met vrienden, winkelen, uiteten, reizen en samen ondernemen.

Maar de digitalisering zal blijven.
Het thuiswerken zal blijven.

Een volledige nieuwe manier van werken.
Die bij het ontbreken van de juiste kaders je productiviteit zal doen kelderen terwijl tegelijkertijd het fundament van je privé-leven onder druk komt te staan. Een verhoogde werkdruk kan daar ook een rol in gaan spelen

Implementeer onderstaande principes en gewoonten.
Creëer de randvoorwaarden die je productiviteit verhogen, terwijl ondertussen je gezondheid, gemoedstoestand en relaties de ruimte krijgen om te floreren.

Succes en voldoening hand in hand.
Zoals het hoort.

Laten we beginnen met de twee essentiële principes.

Thuiswerken: dé twee essentiële principes

Thuiswerken principe 2: Het ritme van succes

Succes is ritme.
Ritme is succes.

Alleen dat wat in ritme gebeurt, is duurzaam.
Al het andere is tijdelijk.

“Vaker sporten” werkt niet.
“Elke maandag, woensdag en vrijdag sporten” wel.

“De cijfers goed in de gaten houden” werkt niet.
“Elke vrijdag om 09:00 het financieel scorebord opmaken” wel.

Als je thuis werkt zijn er 4 zaken waar je ritme in wil aanbrengen:

1. Werktijden
2. Communicatie
3. Inbox & sociale media
4. Planning & Scores

1. Werktijden
Als je vanuit huis werkt is het verleidelijk om te zien wanneer je begint en wanneer je stopt.
Dit is een garantie voor lange dagen, een lage productiviteit en weerslag op je privé-leven.

Werk met vaste begin- en eindtijden (die prima kunnen variëren gedurende de week, zolang je ze maar van te voren bepaalt).

Stop ook met werken op afgesproken tijdstip.
Als je je hier werkelijk aan houdt, zul je zien dat je productiviteit omhoog knalt.
De wet van Parkinson stelt dat een taak de hoeveelheid tijd in beslag neemt die er voor gereserveerd wordt.

Snap je het probleem als je vooraf dus geen eindtijd vaststelt?

Je zit wel naast je partner, maar je kijkt naar je scherm.
Je bent wel in dezelfde ruimte als je kids, maar in gedachten ben je met je werk bezig.

Stop daarmee.

Werk met vooraf bepaalde begin- en eindtijden en je productiviteit gaat niet alleen omhoog, je borgt ruimte voor dat waar het werkelijk om gaat: je leven.

2. Communicatie
Breng ritme aan in de communicatie met medewerkers en zakelijke partners.
De meeste bedrijven waar wij binnenkomen vergaderen veel te lang.
De meeste zelfstandigen waar we mee werken communiceren veel te weinig.
Effectief communiceren is een múst

Wat je wil is vaak en kort verbinden.

Als je alleen met andere freelancers samenwerkt, zorg dan voor een wekelijkse Skype/Zoom/FaceTime call van 15 minuten.

Als je in een klein team werkt, zorg dan voor een dagelijkse call van 5 minuten (daily huddle) en een wekelijkse call van 30 minuten.

Als je in een grote organisatie werkt, doe je precies hetzelfde. Alleen heeft elke manager dan zijn eigen daily- en weekly huddles, en heb jij als directeur/ceo een daily- en weekly huddle met het MT.

Je communicatie ritme is de hartslag van je bedrijf.
Zorg dat het in ritme klopt.

3. Inbox en sociale media
Het grootste geheim van productiviteit?
Verspilling voorkomen.

De massa zoekt naar de hipste apps en duurste software die productiviteit zal doen exploderen.
Om vervolgens gemiddeld 4 uur per dag te verspillen aan email en sociale media.

Ook hier weer: zorg voor een vooraf bepaald ritme.

Ons advies: open je inbox nooit voor 11:00 ‘s ochtends.
Werk in de ochtend aan je ‘Grote Drie’.
(de 3 vooraf belaade taken die werkelijk verschil maken als je er aan hebt gewerkt)

En begin daarna pas met het reageren op de agenda’s van anderen.
Wat je inbox in feite is: een verzameling van agenda’s van anderen.

Bepaal van te voren dat je dagelijks van 11:00-11:30 en van 16:30-17:00 in je inbox zit.
Als een bezetene direct antwoorden of direct verwijderen.

Bepaal wanneer, hoevaak en hoelang je op sociale media gaat.

Doe dit niet en je bent de sjaak.

Als jij je telefoon niet beheerst, beheerst je telefoon jou.

4. Planning & Scores
Ben je alleen? Schrijf elke avond je Grote Drie voor de volgende dag op.
Zo begin je elke dag met een plan.

Als je – zoals wij – met een klein team werkt, laat dan iedereen elke ochtend zijn Grote Drie delen in een daarvoor specifiek kanaal op Slack of Microsoft Teams.

Werk je in een grote organisatie, dan laat je de managers dat met hun teams doen. En jij doet het met je MT.

Dit zorgt voor focus en accountability.
Twee zeldzame goederen.

Dit plannen doe je dagelijks.
Maak vervolgens elke vrijdag de balans op dmv een scorekaart:

Als zelfstandige noteer je wellicht je weekomzet, het aantal facturabele uren of het aantal nieuwe klanten.
MKB/organisaties moeten elke week de scores van hun 3 belangrijkste KPI’s opmaken, en delen in Slack of Teams.

Zo maak je progressie zichtbaar.
En dat motiveert.

Breng ritme aan in je werktijden, je communicatie, je inbox en je planning.
Je verhoogt hiermee je productiviteit. Je voorkomt hiermee dat werk je privéleven overneemt.

Thuiswerken principe 2: De vrijheid van vaste procedures

Een leven vol vrijblijvendheid leidt tot beperkingen.
En de juiste vaste procedures brengen vrijheid.

Juist als je thuis werkt is de verleiding groot om zaken zijn vrije loop te laten gaan.

Terwijl vaste procedures zorgen voor een hogere kwaliteit en een hogere efficientie.
Oftewel: beter en sneller.

Je wil een vaste procedure voor:

• Het begin van je werkdag
• Het einde van je werkdag
• Je workflow zelf

1. Het begin van je werkdag
Wij mensen zijn gewoontedieren.
Het is dan ook de kwaliteit van je gewoonten die de kwaliteit van je leven bepaalt.
En het is de kwaliteit van je gewoonten, die de kwaliteit van je zakelijke output bepaalt.

Als het je gewoonte is om je dag te starten met je smartphone, kan ik voorspellen wat er de komende jaren met de kwaliteit van je relaties en de hoogte van je productiviteit zal gebeuren. Beiden zullen laag zijn.

Zodra je aan je werkdag begint, wil je een vaste routine hebben. Zodat je brein een duidelijk signaal krijgt: de serieuze shit gaat beginnen.

Dat kan zijn een dubbele espresso zetten en je planning (Grote Drie) erbij pakken.
Om vervolgens direct te starten met nr. 1 van je lijstje. Aan het begin van de dag ben je het scherpst en het meest creatief. Begin dan ook altijd met je belangrijkste taak.

Begin nooit met je telefoon.
Begin nooit met je inbox.

2. Het einde van je werkdag
Zorg ook voor een sterke routine om je werkdag mee af te sluiten.
Zet een alarm op het tijdstip dat je volgens planning gaat stoppen met werken.
Dat alarm is de trigger voor je routine, whatever jij voor routine kiest.

Die van mij: bureaublad computer opruimen, werkplek opruimen en planning voor morgen maken in mijn Hemera Journal.

3. Je workflow zelf
Hier is al zo veel over geschreven.
Want de wetenschap weet exact wat de stappen zijn voor extreme productiviteit.
En net als met de maatregelen mbt Corona, luisteren maar bar weinig mensen naar de wetenschappers.

• Doe maar één taak tegelijkertijd en werk met een pomodoro timer: 25 minuten focus, 5 minuten ontkoppelen. Je voorkomt zo ook spieratrofie en andere fysieke ellende door te lang zitten.
• Hou je planning continu in het zicht en vink af wat je gedaan hebt, anders gaat je oerbrein andere dingen doen.
• Doe op het moment dat je een middag dip krijgt een korte HIT workout. Een kettlebell is voldoende. Het internet staat vol met simpele thuis workouts.Deze ‘second wind workouts’  zorgen er voor dat je die laatste paar uurtjes ook nog barst van de energie en scherpte, terwijl je tegelijkertijd een sterk en gezond lijf bouwt.

Ik geef express maar 3 dingen.
Omdat ik hoop dat je ze dan ook alledrie gaat toepassen.
En als je dat doet, zul je merken dat je nog nooit zo productief bent geweest.

Zorg voor vaste procedures om de kwaliteit van je werkdagen te borgen.
En nog belangrijker: om de kwaliteit van je privé-leven te beschermen.

Hoe groter de afstand, des te belangrijker de kwaliteit van de verbinding

Hieronder het minst belangrijke en veruit het meest populaire: tools die je kunnen helpen om beter vanuit huis te werken.

Wij mensen zijn dol op tools en techniekjes, en zijn een stuk minder geïnteresseerd in principes en strategieën.
Tools en techniekjes zijn nieuw en glinsteren.
Principes en strategieën saai en oud.

Maar tools zonder principes zijn als het duurste penseel in de hand van iemand die totaal niet kan schilderen: waardeloos.
En technieken zonder onderliggende strategie leidt tot maar één ding: efficiënt de verkeerde kant op.

Dus zorg eerst dat je eerder besproken principes en strategieën op orde hebt.
En ga dan pas aan de bak met onderstaande techniekjes.

Dat gezegd hebbende, hier zijn ze:

Voor je fysieke gestel

• Zorg voor een goed sta bureau
• Bestel een kettlebell

Wissel staand werken af met zitten werken.
En doe op het moment dat je een dip krijgt een korte ‘second wind workout’.

Voor je productiviteit

• Download een pomodoro timer
• Zorg voor een goede journal

Voor je communicatie

• Werk met Slack of Microsoft Teams (elimineer zo alle interne email)
• Werk met software waarmee je kunt videobellen zoals Skype, Zoom of Teams.
• Werk met een goed CRM en projectmanagement systeem zoals teamleader.

Nogmaals: bovenstaande tools zijn handig, maar gaan niet het verschil maken.

Hou je echter aan de principes van ritme en vaste procedures en je krijgt thuis exponentieel veel meer voor elkaar, zonder dat je daarvoor je privé-leven hoeft in te leveren.